누군가 새로운 조직에 첫발을 디딜 때, 우리는 그 과정을 ‘온보딩(Onboarding)’이라 부릅니다. 하지만 그 과정이 반가움보다는 피로함으로 시작된다면 어떨까요?
최근 Staffing Industry Analysts의 조사에 따르면, 많은 조직에서 온보딩이 여전히 비효율적인 행정 중심의 절차로 운영되고 있으며, AI나 자동화 기술은 거의 활용되지 않고 있는 실정입니다. 이는 단지 업무의 불편함을 넘어, 신입 직원의 몰입도, 애착, 조직에 대한 첫인상까지 좌우할 수 있는 중요한 문제입니다.
▶ 핵심 요약
- 조사 응답자의 42%가 온보딩 과정이 복잡하고 비효율적이라 응답
- AI 기반 자동화 도입은 매우 낮은 수준
- 온보딩 단계에서 신입 직원은 반복적이고 수동적인 행정업무를 스스로 해결해야 하는 경우가 많음
- 이는 신입 직원의 심리적 피로, 초기 몰입도 저하, 이탈률 증가로 연결될 수 있음
- AI 기술을 활용한 스마트 온보딩 시스템은 일부 선도기업만 도입 중
▶ 인사이트 : 온보딩은 ‘서류 처리’가 아니라 ‘문화의 시작’이다
많은 HR담당자들이 온보딩을 단순히 "입사 처리를 완료하는 과정" 정도로 생각하는 경우가 많습니다. 그러나 사실 온보딩은 입사자의 첫날부터 조직이 어떤 문화와 시스템을 가지고 있는지를 드러내는 경험입니다.
예를 들어, 입사 첫날 수많은 서류를 직접 출력해서 스캔하거나, 각 부서 담당자에게 계정 신청을 직접 메일로 보내야 하고, 인사팀은 매번 똑같은 정보를 수기로 입력해야 한다면… 신입 직원은 “이 회사가 생각보다 비효율적이고 올드한 조직인가?”라는 인상을 받을 수밖에 없습니다.
반면, 입사 전 이메일을 통해 자동으로 개인정보 등록을 완료하고, 입사 당일에는 사전 등록된 정보를 기반으로 장비 수령, 계정 활성화, 조직 소개 영상, 멘토 연결까지 자연스럽게 진행된다면 어떨까요? 이는 디지털 기술의 활용이 곧 조직의 체계와 환영의 진심을 보여주는 지표가 됩니다.
▶ Think Point
- 당신의 조직에서 온보딩은 누구를 위한 시간인가요?
- 신입 직원은 입사 첫날부터 환영받고 있다고 느낄 수 있을까요?
- 반복적인 행정 처리에 시간을 쓰느라, 가장 중요한 ‘사람’과의 연결은 놓치고 있지 않나요?
▶ 실제 사례 : AI 기반 온보딩은 무엇이 다른가?
이미 일부 글로벌 기업들은 AI와 자동화를 활용한 ‘스마트 온보딩’ 시스템을 운영 중입니다. 예를 들어, IBM은 AI 챗봇을 통해 입사 전후의 모든 행정 업무를 자동화했습니다.
- 입사자는 챗봇을 통해 계약서 확인, 개인정보 등록, 회사 규정 학습까지 가능
- 일정이 자동으로 캘린더에 등록되며, 팀원 소개 및 멘토 지정도 시스템에서 안내
- 질문이 생기면 언제든지 챗봇에 문의 가능
이러한 시스템은 HR의 반복 업무를 줄여줄 뿐만 아니라, 입사자에게도 심리적으로 안정된 첫날을 선물합니다. AI는 단순히 "효율성"을 높이는 것이 아닙니다. 사람이 진짜 중요한 일에 집중할 수 있게 해주는 도구입니다. 온보딩의 목적이 ‘사람을 위한 환영’이라면, AI는 그 진심을 전달할 수 있는 방법이 됩니다.
▶ 저의 이야기 : '시간'을 돌려주는 온보딩
제가 신입사원 시절 경험했던 온보딩은 전형적인 “셀프 체크리스트형”이었습니다. 인사팀에서 문서를 인쇄해 나눠주고, 이메일 계정은 직접 IT팀에 문의해야 했으며, 무엇보다도 어떤 부서가 어떤 일을 하는지조차 명확히 전달받지 못했죠. '나는 지금부터 어떤 일을 하게 될까?'보다 '어떻게 업무 환경을 만들어야 할까?'에 에너지를 더 쏟았던 기억이 납니다.
반면, 지금은 저희 회사에서도 온보딩 프로세스를 개선하기 위해 간단한 AI 자동화 툴을 적용하기 위해 고민중입니다. 기존 기존에 수작업으로 메일을 보내고 설명하던 절차를 미리 준비된 영상과 챗봇, 자동화된 일정 캘린더, 입사자 전용 Q&A 시스템을 통해 바꿔나가보려고 하고 있습니다. 이렇게 된다면 우리는 ‘서류’를 덜 보고, ‘사람’을 더 볼 수 있게 되겠죠.
▶ AI는 온보딩을 ‘더 인간답게’ 만든다
온보딩은 단순히 입사 첫날의 업무 처리를 의미하지 않습니다. 그것은 신입 직원이 느끼는 조직의 첫인상이며, 우리 회사가 사람을 어떻게 대하는지를 보여주는 기회입니다. AI를 잘 활용하면, 우리는 그 첫날을 더 정성스럽고 의미 있게 만들 수 있습니다. 온보딩이 서류에서 벗어나 ‘환영’이 되는 순간, 조직도 한 단계 더 성장하게 될 것입니다.
모순처럼 들릴지 모르지만, AI와 자동화 기술은 온보딩을 오히려 더 인간적이고 따뜻하게 만들 수 있습니다. 반복적이고 기계적인 행정 처리는 기술이 대신하고, HR과 조직 구성원은 신입 구성원의 감정, 기대, 불안을 더 잘 살필 수 있는 시간을 가질 수 있습니다.
기술은 따뜻함의 반대가 아닙니다. 오히려 '당신을 환영한다'는 진심을 더 잘 전달하기 위한 수단이자 연결고리가 될 수 있습니다.
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